Zaman, hem bireysel hem de profesyonel hayatımızda sınırlı bir kaynaktır. Etkili zaman yönetimi, bu kıymetli kaynağı en iyi şekilde kullanmamıza olanak tanır. Zaman yönetimi, planlama, önceliklendirme ve zamanı doğru kullanma becerisidir. Bu yazıda, zamanınızı yönetmenin temel prensiplerini ve bu becerileri nasıl geliştirebileceğinizi ele alacağız. Sizin için kabul görmüş 9 tane popüler zaman yönetimi tekniğini inceledik. Bu teknikleri nasıl kullanacağınıza dair detaylı açıklamaları da beraberinde vereceğiz.
9 Adet Zaman Yönetim Tekniği
Etkili zaman idaresi, iş ve özel hayat arasındaki dengeyi sağlama konusunda hayati bir role sahiptir. Zaman idaresine dair bilgileri özümsemek, sadece vakitlerinizi daha ustalıklı bir şekilde kullanmanıza olanak tanımakla kalmaz, aynı zamanda bireysel verimliliğinizi de yükseltir. İşte denemeniz mümkün olan birkaç zaman yönetim stratejisi:
1- Pomodoro Tekniği:
Pomodoro Tekniği, girişimci ve yazar Francesco Cirillo tarafından geliştirilmiştir. Bu metod, çalışma süreçlerinizi periyodik aralıklara ayırmak amacıyla bir zamanlayıcı kullanımını öngörür. Her bir döneme Pomodoro denmektedir ve bu adlandırma, Cirillo’nun tasarladığı domates biçimindeki zamanlayıcıdan esinlenilerek konulmuştur.
Nasıl uygulanır:
- Yapılacak bir görev belirleyin.
- Bir zamanlayıcıyı belirli bir süre için ayarlayın (örneğin 25 dakika).
- Görevinize tam olarak odaklanın.
- Zamanlayıcı dolduğunda, bir kağıt parçasına bir onay işareti koyun.
- Kısa bir mola verin: Yaklaşık üç ila beş dakika sürecek bir ara verin. Bir yürüyüşe çıkın, bir fincan kahve alın ya da zihninizi tazeleyecek, işle alakası olmayan aktiviteler yapın.
- İkinci adımdan beşinci adıma kadar olan süreci tekrarlayın: Bu döngüyü dört defa gerçekleştirdikten sonra, 20-30 dakika sürecek daha uzun molalar almaya başlayabilirsiniz.
Pomodoro Tekniğini Kimler Uygulayabilir:
Yaratıcılığı yüksek olan kişiler
İş veya okul görevlerini yapmaktan yorulmuş olanlar.
Pomodoro tekniği, zaman yönetiminde ustalaşmanıza aracı olmanın ötesinde, hedef belirleme ve bu hedeflere varış stratejilerini keşfetmenize olanak tanır. Bu metodoloji ile, günlük ve haftalık ajandalarınıza daha katı bir uyum sağlayarak, zamanınızı etkin bir şekilde idare edebilirsiniz.
2 – Pareto Analizi (80/20 tekniği)
İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından geliştirilmiş bir yöntemdir. Bu kural, yapılan işlerin %20’sinin, elde edilen sonuçların %80’ini oluşturduğu düşüncesine dayanır. Pareto analizinin temel amacı, sorun çözme sürecinde en yüksek etkiye sahip olan faaliyetlere öncelik tanımanıza olanak sağlamaktır.
İşte nasıl uygulanacağına dair adımlar:
- Karşılaşılan zorlukları sıralayın. Örneğin, akademik performansınızda bir düşüş olabilir.
- Her zorluğun kökenini tespit edin. Bu, belki de aşırı sosyal medya kullanımından ya da odak dağıtan diğer etmenlerden kaynaklanıyor olabilir.
- Her bir zorluğa bir ağırlık atayın: Önem derecesine göre yüksek değerler verin.
- Zorlukları kökenlerine göre kategorilere ayırın: Örneğin, aşırı sosyal medya kullanımından kaynaklanan tüm problemleri bir araya getirin.
- Her kategorinin toplam puanını hesaplayın: En yüksek toplam puana sahip kategori, öncelikle ele alınması gereken alandır.
- Eyleme geçin.
Bu yöntem, sorunların kökenine inerek daha sistemli ve etkili çözümler üretmenize olanak tanır.
Pareto Analizi Kimlere Uygun?
Analitik kabiliyeti gelişmiş olanlar
Problem çözenler
3- Eisenhower Şeması
Dwight Eisenhower’ın 1953’te başkan olmadan önce, İkinci Dünya Savaşı sırasında ABD Ordusunda Müttefik Kuvvetler Komutanı olarak görev yaparken zorlu karar alma süreçlerine çözüm getirmek için geliştirdiği bir yöntemdir. Bu sistem, günümüzde de Eisenhower matrisi veya acil-önemli matris olarak bilinmektedir.
Nasıl uygulanır?
Aşağıda belirtilen şemada görüldüğü üzere, işlerinizi dört farklı kategoriye ayırarak düzenleyin: önemli ve önemsiz, acil ve acil olmayan. Acil işler, derhal ele alınması gerektiğini düşündüğümüz faaliyetlerdir. Önemli işler ise uzun vadeli amaçlarınıza veya değerlerinize katkı sağlayan işlerdir. İdeal olarak, faaliyetlerinizi esas olarak ilk iki kategorideki işlere yoğunlaştırmalı, diğerlerini devrederek veya ortadan kaldırarak zamanınızı daha verimli kullanmalısınız.

Eisenhower tekniği kimler için uygun?
Liderlik yapan kişiler / yöneticiler
Eleştirel düşünürler / danışmanlar
4- Parkinson Yasası
İngiliz tarihçi Cyril Northcote Parkinson tarafından öne sürülen bir ilke olan Parkinson Yasası, “bir işin genişlemesi için ayrılan süre kadar süreceğini” ifade eder. Bu ilke, belirlenen bir göreve ne kadar zaman tanınırsa, o görevin tamamlanması için o sürenin tamamını kullanılacağını belirtir.
Nasıl uygulanır?
Bu, tek başına bir zaman yönetimi stratejisi olmayıp, doğru anlaşıldığında son derece faydalı bir zaman yönetimi metodolojisine dönüşebilecek bir kuraldır; ancak bu, önemli ölçüde çaba gerektirir. Bu, azami verimlilikle daha az zamanda daha fazla iş yapmayı ifade eder. İşte birkaç zaman yönetimi önerisi:
- Bilgisayarınızın şarj aleti olmaksızın çalışmayı deneyin. Bu, bilgisayarınızın enerjisi tükenmeden önce bir projeyi tamamlamanız için sizi zorlayacaktır.
- İşi erken bitirin. Bir yazıyı gece yarısına dek değil, öğle vaktine kadar tamamlamayı hedefleyin.
- Katı bir süre sınırı koyun. Bir görevi yapmak için kendinize belirlediğiniz zamanı alın ve bunu yarıya indirin.
- Faaliyetler için süreyi kısıtlayın. Sabahları e-postalara yanıt vermek için kendinize yalnızca yirmi dakika tanıyın.
Parkinson yasası kimler için uygun?
- Sık sık işini erteleyenler ve sonraya bırakanlar
- Baskı altında iyi performans gösterebilenler
5- Zaman Kesintisi Yöntemi
Üretkenliğiyle ün salmış mucit Elon Musk, zaman yönetimindeki ustalığıyla bilinir. Haftalık olarak 80 saati aşan çalışma sürelerine rağmen, bireysel zaman bulmayı başarır. Peki, bu başarının ardında yatan sır nedir? Cevap: Zaman kesintisi.
Nasıl uygulanır?
Gününüzü başladığınız andan itibaren, her bir zaman dilimini belirli bir faaliyete tahsis edin. Bu faaliyetler, sabah kahvaltısı hazırlamaktan önemli bir sınava çalışmaya kadar değişebilir. Elon Musk’ın zamanını bu şekilde segmentlere ayırma teknikleri, onun verimliliğini maksimize eder.
- Bir parça kâğıdı iki eşit alana ayırın. Sol bölgeye her bir saati, ardından yarım veya tam saatlik zaman dilimlerini yazın.
- Her bir görevin tamamlanması için muhtemel süreyi kestirip bu süreleri ilgili zaman aralıklarına yerleştirin.
- Gün boyunca gerekebilecek ayarlamalara yer açmak için zaman dilimleri arasına tampon süreler ekleyin.
Kimler için uygun?
- Çalışan öğrenciler veya veliler
- Analitik düşünürler
6- İşleri Halletme (GTD) Tekniği
David Allen tarafından geliştirilen bu metodoloji, görevleri yazılı hale getirerek ve ardından bunları icra edilebilir iş unsurlarına dönüştürerek işlerinizi organize etmenize olanak tanır.
Nasıl çalışır?
- Dikkatinizi çeken eylemleri tespit edin: Bu eylemler, iş hayatından eğitim dünyasına ve kişisel alana kadar geniş bir yelpazede yer alan görevler olabilir.
- Anlamlarını çözümleyin: Dikkatinizi çeken görevlerin icra edilebilir olup olmadığını değerlendirin. Eğer bir öğe şu an için icra edilebilir değilse, geçici olarak bu görevi görmezden gelin. Eğer işleme alınabilirse, harekete geçirin, devredin veya kenara koyun.
- Eylemlerinizi planlayın: Yapılacaklar listenizde neyin ne zaman yapılması gerektiğine karar verin.
- Değerlendirin: Bir sonraki adımınızı belirlemek için eylem listenizi düzenli olarak gözden geçirin. Tamamladığınız görevleri işaretleyin ve listenizi güncelleyin.
- İcraata geçin: Şu anda yerine getirebileceğiniz eylemleri veya daha küçük görevleri uygulayın.
GTD yöntemini kimler uygulayabilir?
- Birden fazla işe aynı anda konsantre olmakta güçlük çeken kişiler
- Gündelik hayatlarında kendilerini aşırı yük altında hisseden bireyler
7- Rapid Planlama Metodu (RPM)
“RPM”, “hızlı planlama metodu” veya “sonuç, hedef ve kapsamlı hareket planı” ifadeleriyle tanımlanır. Bu yöntem, beyin fonksiyonlarınızı arzuladığınız vizyon üzerine odaklayarak isteklerinizi gerçekleştirmenize olanak tanıyan bir teknik olarak motivasyon uzmanı Tony Robbins tarafından geliştirilmiştir.
Nasıl uygulanır?
- Tespit Etme: Bu hafta içerisinde tamamlamanız gereken her bir görevi kaydedin.
- Kategorilendirme: Görevlerinizi benzer özelliklere göre “kategorilendirin”. Hangi görevler kişisel, hangileri eğitimle alakalı veya kariyerinizi ilgilendiriyor?
- RPM Blokları Oluşturma: Yeni bir sayfa üzerinde üç kolon hazırlayın: görev, bu görevi tamamlamanızın size sağlayacağı faydalar ve bu görevi yerine getirme amacınız. Bu hedeflere ulaşmak için atabileceğiniz adımları sıralayın.
- Güçlendirici Bir Kimlik Belirleyin: Eğer bir öğrenciyseniz, kendinize “Ders Çalışma İmparatoru” diyebilirsiniz. Bu kimlik, hedeflerinize ulaşma yolculuğunuzda sizi motive edecek her türlü unsuru içermelidir.
RPM yöntemini kimler uygulayabilir?
- Çalışan öğrenciler veya ebeveynler
- Uzun vadeli hedefleri olan bireyler
8- Turşu Kavanozu Teorisi
Bu yaklaşım, günlük yaşamınızda neyin faydalı, neyin değil olduğunu tespit etmenize yardımcı olur. Boş vakitlerinizi düzenleyerek görevlerinizi programlamanıza ve gününüzdeki öncelikleri ayarlamanıza imkan sağlar.
Nasıl uygulanır?
Bir turşu kavanozunu, kum, çakıl taşları ve kayalarla dolu olarak tasavvur edin. En altta kum, en üstte ise büyük kayalar yer alır.
- Kum: Bu, gün içindeki sıkıcı ve dikkat dağıtıcı etmenleri ifade eder; telefon konuşmaları, kısa mesajlar, e-postalar, sosyal medya faaliyetleri gibi.
- Çakıl Taşları: Başka bir gün ya da başka bir şahıs tarafından yerine getirilebilecek, tamamlanması gereken işlerdir.
- Kayalar: İşte bu, bugün yerine getirilmesi elzem olan görevlerdir.
Öncelikle, günlük işlerinizi yukarıda belirtilen kategorilere nasıl uyduğunu düşünün. Daha sonra, kayaları önceleyerek ve kumları sona saklayarak (zamanınız kalırsa) bir iş listesi hazırlayın. Her bir iş için gerçekçi bir zaman tahmini ekleyin. Sekiz saatlik bir iş gününde, altı saatten fazlasını bu işlere ayırmamaya özen gösterin. Bu, çakıl taşları ve kum için yeterince boş zaman bırakacaktır.
Kimler uygulayabilir?
- Görsel düşünme yeteneğine sahip olanlar
- Somut analiz yapabilenler
9- Kurbağayı Yeme Yöntemi
Bu yöntem, Mark Twain’in bir tavsiyesinden esinlenerek adlandırılmıştır: “Eğer sabahleyin ilk iş olarak canlı bir kurbağa yerseniz, günün kalanında başınıza gelebilecek en kötü şeyi zaten geride bırakmış olursunuz.” Zorlu görevleri günün başında ele alarak ve bu görevlerden kurtularak güne başlamayı önerir.
Nasıl uygulanır?
- Bir hedef belirleyin. Ne başarmak istediğinize karar verin.
- Bu hedefi yazılı hale getirin.
- Bir bitiş tarihi koyun.
- Hedefinize ulaşmanızı sağlayacak adımları sıralayın.
- Bu listeyi önem sırasına göre düzenleyin. En kritik görevler genellikle en zorlayıcı olanlardır; işte bunlar sizin “kurbağalarınız”.
- Eyleme geçin. Eğer önünüzde birden fazla kurbağa varsa, en iticisinden başlayın.
- Bu süreci her gün tekrarlayarak, hedeflerinize doğru sizi sürekli ileriye taşıyacak eylemleri gerçekleştirmiş olursunuz.
Kimler uygulayabilir?
- Soyut düşünen / çalışan insanlar.
- Uzun vadeli hedeflere odaklanmış kişiler.
Doğru Zaman Yönetimi Tekniğini Nasıl Seçersiniz?
İster sürekli bir akademiye devam eden kişi, ister iş hayatını öğrencilikle birleştiren biri, ister çocukların ardından eğitime geri dönmüş bir veli olun, hayatınızı dengede tutabilmek için etkin zaman yönetimi stratejileri elzemdir. Eğer işleri genellikle son ana kadar ertelemeye meyilliyseniz, Parkinson Yasası’nı ya da ‘o kurbağayı ilk önce ye’ yöntemini benimsemeyi düşünün. Görevlere yoğunlaşmada güçlük çekiyorsanız, kısa süreliğine yoğunlaşıp ardından mola vermenizi sağlayan Pomodoro tekniği gibi yöntemleri uygulamayı deneyin.