Eğer küçük bir işletmeyseniz her şeyi organize etmek ve zamanınızı yönetmek çok zor olabilir. İşletmelerde zaman yönetimi için kullanılan uygulamalar ve teknikler bulunuyor. Bu yazımızda işletmelerin (özellikle küçük işletmelerin) uygulayabileceği zaman yönetimi taktiklerini ele aldık.
Yazıya başlamadan önce şunu belirtmemizde fayda var, her işletme için öncelikler ve görevler farklılık gösterebilir. Buradaki teknikleri kendi sisteminize uydurmanız en verimli yöntem olacaktır. Sonuçta günlük iş akışı ve rutininizi en iyi siz biliyorsunuz.
İşletmeler İçin En İyi Zaman Yönetimi Teknikleri
Eğer çalışma saatlerinizin yeterli olmadığını hissediyorsanız bir de bu teknikleri uygulamayı deneyin.
1- Organize Olun
Her şeyin düzenli ve yerli yerinde olduğundan emin olun. Eğer etrafa saçılmış belgeler, birbirine girmiş bir masanız varsa zamanı yönetmek bir o kadar kaotik ve zor olacaktır. Planlamaya başlamadan önce şunları yapabilirsiniz:
- Çalışma alanınızı düzenleyerek başlayın. Önemli öğeler ve eşyaları belirli yerlere koyun. Bir şeye ulaşmak için kaybettiğiniz zamanı minimuma indirmeniz önemlidir. Zamanınızı bir eşya ararken harcamak yerine gerçekten işi yaparak harcamalısınız.
- Haftalık bir liste oluşturun ve o hafta bitirmeniz gereken en önemli işleri belirleyin. Bunu yaparken gerçekçi olmak önemlidir. Ulaşamayacağınız hedefler koymamalısınız. Görevleri belirledikten sonra onları detaylandırın ve gerekli adımları yazın. Böylelikle bir görevin ne kadar zaman alacağını doğru hesaplayabilirsiniz.
- Günün hangi saati en üretken halinizde olduğunuzu belirleyin. Örneğin işletmeniz en verimli sabahları mı çalışıyor, yoksa öğle sonrası mı? En verimli zamanınızı belirlerseniz önemli işleri bu zaman dilimine kaydırabilirsiniz.
Bu temel önerilerle başlamak önünüzü görmek ve görevleri dağıtmak için yardımcı olacaktır. Eğer temel planlamayı halletiyseniz şimdi diğer önerilere geçelim.
2- Dijital Uygulamaları Efektif Kullanın
İşletmenizi yönetmek ve görevleri planlamak için artık size yardımcı olacak pek çok djital uygulama bulunuyor. Bu uygulamaları mutlaka iş sürecinize dahil edin. Çok daha verimli hale geldiğinizi göreceksiniz. İşletmenizde zaman yönetimi için kullanabileceğiniz birkaç uygulama önerisi:
Microsoft To Do: Kişisel ve profesyonel görevleri organize etmek için kullanışlıdır. Kullanıcılar günlük görev listeleri oluşturabilir ve bunları ekip üyeleriyle paylaşabilirsiniz.
Wunderlist: Bu uygulama görevleri önceliklendirmenize, hatırlatıcılar ayarlamanıza ve yapılacaklar listesini iş arkadaşlarınızla paylaşmanıza yarar. Zaman planlama açısından son derece başarılıdır.
Trello: Trello, projeleri yönetmek ve organize etmek için kullanılan bir görsel araçtır. Kullanıcılar, görevleri temsil eden kartları, projenin farklı aşamalarını gösteren panolara yerleştirir. Bu kartlar üzerinde, detaylı açıklamalar, teslim tarihleri, dosya eklemeleri gibi işlevlerle görev yönetimi yapılabilir. Ekipler, bu kartları gerçek zamanlı olarak güncelleyebilir ve görevlerin ilerleyişini kolayca izleyebilir. Trello, kullanım kolaylığı ve esnek yapısı sayesinde küçük projelerden büyük iş süreçlerine kadar her türlü işletme ihtiyacına uyum sağlayabilir. Benimde şahsen en sevdiğim ve en çok kullandığım uygulamadır.
3- Yetki Dağıtmayı Öğrenin
Eğer küçük bir işletme yönetiyorsanız çoğu işin sorumluluğunu kendi üstünüze almanız normaldir. Fakat burada bir denge kurmalısınız. Eğer her işi kendiniz yapmaya ve yönetmeye çalışırsanız bir süre sonra verimliliğiniz çok düşecektir ve iyi yaptığınız işleri bile yapamaz hale geleceksinizdir.
Burada yetkilerinizi çalışanlarınıza devretmeyi öğrenmeniz gerekir. Çalışanlarınızı iyi tanıtın ve onlara ufak ufak yetkiler vermeye çalışarak onların kabiliyetini ölçün. Sonrasında devrettiğiniz işlerin yavaş yavaş sorumluluğunu ve kapsamını genişletin.
4- Finansal Durumu Takip Edin
Mali işlerle uğraşmak çok zamanınızı alabilir. Bir muhasebe sistemi kurmak ve planlı şekilde mali işleri kontrol etmek işletmeler için çok önemlidir. İşletmenizin daha ilk aşamalarında bu sistemi verimli bir şekilde kurmalısınız. Eğer halihazırda bir mali takip sisteminiz yoksa aşağıdaki uygulamaları deneyebilirsiniz:
- QuickBooks: KOBİ’ler için oldukça popüler bir muhasebe yazılımıdır. Gelir ve giderlerin kolayca takip edilmesini, faturalandırma, bordro işlemleri ve finansal raporlar gibi işlevleri sağlar.
- Xero: Bulut tabanlı bir muhasebe çözümü olan Xero, faturalama, envanter yönetimi, banka işlemlerinin senkronizasyonu ve gerçek zamanlı finansal raporlama sunar. Kullanıcı dostu arayüzü ile dikkat çeker.
- FreshBooks: Özellikle serbest çalışanlar ve küçük işletmeler için uygun olan bu uygulama, faturalandırma, zaman takibi ve maliyet yönetimi gibi işlevlere sahiptir. Ayrıca, mobil cihazlar üzerinden kolay erişim sağlar.
5- Dikkat Dağıtıcılardan Kurtulun
Günümüzde dikkatimizi dağıtacak çok fazla unsur bulunuyor. Bu unsurlardan kurtulursanız gün içinde ekstra çok fazla zaman kazandığınızı göreceksiniz.
- Telefonunuzu sessizde tutun.
- Zaman harcadığınız web sitelerine erişimi kısıtlayan SelfControl gibi uygulamalar kullanabilirsiniz.
- Çalışma saatleri sırasında duygusal durumunuza ve genel sağlığınıza dikkat edin.
- İş tartışmalarını aile zamanından ayrı tutarak sağlıklı bir iş-yaşam dengesini koruyun. Gününüzü planlamak, zamanınızı etkili bir şekilde yönetmenize olanak tanıyarak her saatinizden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olur.
6- Multi-tasking Yapmayın
Günümüzün popüler kavramlarından birisi olan multi-tasking aslında verimliliğin büyük bir düşmanı. Beynimiz bir işten başkasına geçerken çok fazla efor ve vakit harcar. Gün içinde farklı konulara ait olan işleri yapmaktansa tek bir konu ve onun alt başlıklarından olan işleri ele alın. Bu sayede işler arasında geçiş yaparken zaman kaybetmezsiniz ve çok daha odaklı olursunuz.
7- Mola Verin!
Hiç durmadan çalışmak uzun vadede sizin performansınızı azaltacaktır. Aslında verimli çalışma için molalar çok önemlidir. Bu yüzden mutlaka kendinize ve çalışanlarınıza gün içinde kısa molalar planlayın. Bu sayede zihin gücünüzü toplayabilecek ve kalan işlerinize kuvvetli şekilde devam edebileceksiniz.
Girişimciler ve İşletmeler İçin Zaman Yönetimi Neden Önemlidir?
Zaman yönetimi, bir işletmeyi yönetirken hayati öneme sahiptir ve birkaç kritik nedene dayanır:
- Zaman, kısıtlı bir kaynak olarak değerlendirilmelidir. Gün içerisinde işleri tamamlamak için sadece sınırlı saatler mevcuttur. Bu saatleri en iyi şekilde kullanmayı arzulamaz mısınız?
- Rekabet gücünü artırır. Yoğun rekabetin olduğu bir sektördeyseniz, bu daha da büyük bir önem taşır. Piyasaya ilk giren ya da yeni bir özelliği ilk kez sunan olmak, başarı ile başarısızlık arasındaki farkı belirleyebilir.
- Karınızı maksimize eder. Çalışanlarınıza saatlik ya da sabit bir maaşla ödeme yapıyor olun, ne kadar verimli çalışırlarsa o kadar fazla değer elde edersiniz. Dağınık bir yapıdaysanız, görevleri etkin bir şekilde dağıtamaz ve çalışanların verimliliğini takip edemezsiniz; bu da gereksiz yere daha fazla para harcamanıza neden olabilir.
- Daha iyi kararlar almanızı sağlar. Öncelikli görevlere odaklandığınızda, daha fazla seçeneğiniz olur ve operasyonlarınız üzerinde daha büyük bir etki yaratabilirsiniz. Öte yandan, önemli görevler göz ardı edildiğinde ve ihmal edildiğinde, fırsatları kaçırabilir ve durumları düzeltmek için aceleyle ve yüksek maliyetlerle hareket etmek zorunda kalabilirsiniz.
- Büyümeye daha odaklı olabilirsiniz. Günlük işlemleriniz sorunsuz bir şekilde işlediğinde, genişleme fırsatlarını değerlendirmek için daha fazla özgürlüğe sahip olursunuz.
- Daha fazla müşteri kazanırsınız. İş verimliliği, kaliteli işler üretir ve daha iyi bir müşteri deneyimi sağlar. Mutlu müşteriler sadıktır ve olumlu geri bildirimler ile tavsiyelerle işletmenizi güçlendirirler.
- Stresi azaltır. Organize olmak, görevleri yapılacaklar listesinden çıkarmak ve işleri verimli bir şekilde tamamlamak büyük bir tatmin sağlar ve bir işletme sahibi olarak karşılaştığınız stresin bir kısmını ortadan kaldırır. Stres, verimliliği düşürdüğü için, onu azaltmak iş operasyonlarınız, fiziksel ve zihinsel sağlığınız için hayati öneme sahiptir. Düşük stres seviyeleri, tükenmişlik riskinizi de azaltır.